การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยแนวคิดการออกแบบงาน (Job Design)                                   

ที่มา

คำกล่าวที่ว่า “การติดกระดุมเม็ดแรกสำคัญมาก” คนติดกระดุมคงต้องรู้และเห็นภาพว่าจะติดตรงจุดไหนไปทางไหนจึงจะสามารถติดได้ถูกต้อง “คนเห็นช้างทั้งตัวไม่กลัวช้าง” (ว.วชิรเมธี) เป็นประโยคที่สื่อให้เห็นความสำคัญของการได้เห็นสิ่งใด ๆ อย่างครบถ้วนหรือเป็นภาพรวมที่ครบถ้วน ซึ่งน่าจะมีความหมายได้ว่า สิ่งใดๆ ก็ตามที่เราได้เห็นรายละเอียดทั้งหมดก็น่าจะทำให้เกิดความมั่นใจในการเผชิญกับสิ่งนั้น ๆ มากขึ้น

ในการทำงานหากผู้รับผิดชอบไม่รู้รายละเอียดและขั้นตอนต่าง ๆ หรือไม่สามารถเห็นภาพรวมของกระบวนงานทั้งหมด ก็อาจจะทำให้การปฏิบัติงานเกิดข้อผิดพลาด หรืออาจขาดความมั่นใจในการดำเนินการ อันอาจส่งผลทำให้ผลการปฏิบัติงานไม่เป็นไปตามเป้าหมายหรือขาดประสิทธิภาพ

กระบวนการทำงานไม่ว่าจะเป็นงานในลักษณะการแปลงนโยบายไปสู่การปฏิบัติ (Policy Implementation) การบริหารโครงการ (Project Management) และการปฏิบัติงานงานประจำ (Routine Work) ซึ่งเกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการทรัพยากร อันประกอบด้วยคน เงิน วัสดุอุปกรณ์ และการบริหารจัดการ โดยเป็นกระบวนการของการปฏิบัติการเพื่อให้งานต่าง ๆ ดำเนินการให้เป็นตามแผนการดำเนินงานในรูปแบบต่าง ๆ จึงจำเป็นต้องมีรูปแบบหรือตัวแบบ (Model) แบบแผน (Pattern) และรายละเอียด (Details) ประกอบการดำเนินการจึงจะทำให้สามารถทำงานตามลำดับขั้นตอนได้ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ

กระบวนการทำงานตามปกติพื้นฐานอาจมีลำดับขั้นตอนสำคัญ ได้แก่ การวิเคราะห์งาน การวางแผนในการทำงาน การปฏิบัติงานตามลำดับขั้นตอน และการประเมินผลการทำงาน สำหรับการบริหารงานโครงการ (Project Management) อาจมีลำดับขั้นตอน ได้แก่ การวางแผนโครงการ การดำเนินโครงการ การควบคุม การติดตามและประเมินผล และการปิดโครงการ ซึ่งสามารถนำองค์ประกอบที่เกี่ยวข้องมากำหนดรายละเอียดอย่างเป็นระบบตั้งแต่จุดเริ่มต้นจนสิ้นสุดกระบวนการ เพื่อให้ได้มีรูปแบบหรือตัวแบบ (Model) แบบแผน (Pattern) และรายละเอียด (Details) สำหรับเป็นแนวทางการปฏิบัติต่อไปได้

หากเปรียบเทียบแบบแปลนหรือพิมพ์เขียว (Blueprint) สำหรับการก่อสร้าง แบบเสื้อ (Pattern) สำหรับช่างตัดเสื้อ การมีรูปแบบหรือตัวแบบ (Model) แบบแผน (Pattern) แนวทางปฏิบัติ (Guideline) หรือคู่มือ (Manual) จึงมีความสำคัญสำหรับการปฏิบัติงานในลักษณะของการบริหารโครงการ (Project Management) หรือแม้แต่การปฏิบัติงานงานประจำ (Routine Work) เช่นกัน โดยสามารถนำแนวคิดการออกแบบงาน (Job Design) ซึ่งเป็นกิจกรรมหนึ่งในกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานมาเป็นแนวทางในการดำเนินการดังกล่าวได้

การออกแบบ (Design)

การออกแบบ (Design) ตามที่นักวิชาการได้ให้ความหมายไว้สามารถประมวลได้ว่า เป็นกระบวนการที่มีความสำคัญในการแปลงความคิดที่เป็นนามธรรมมากำหนดกรอบการดำเนินการให้มีความเป็นรูปธรรม เป็นจุดเริ่มต้นที่จะทำให้มีรูปแบบ จากการถ่ายทอดรูปแบบจากความคิดออกมาเป็นผลงาน ที่ผู้อื่นสามารถมองเห็น รับรู้ หรือสัมผัสได้ โดยการกำหนดรูปแบบ วางลำดับขั้นตอน เลือกใช้องค์ประกอบและวิธีการให้สอดคล้องกับลักษณะรูปแบบตามความคิดสร้างสรรค์ และนำองค์ประกอบการสร้างสรรค์สิ่งใหม่มาจัดรวมกันอย่างเป็นระบบ

การออกแบบ (Design) จึงสามารถอธิบายกระบวนการ ขั้นตอน รายละเอียดกิจกรรม ทรัพยากร ผู้รับผิดชอบ ตลอดจนการควบคุม การติดตาม และการประเมินผลได้ทุกกระบวนการ

การออกแบบงาน (Job Design)

การออกแบบงาน (Job Design) ตามที่นักวิชาการได้ให้ความหมายไว้สามารถประมวลอธิบายให้เห็นภาพเป็นรูปธรรมว่า เป็นกระบวนการของการวิเคราะห์พิจารณากำหนดโครงสร้าง กิจกรรม กระบวนการขั้นตอนการทำงาน และผู้รับผิดชอบ เชื่อมโยงความสัมพันธ์ให้เกิดความเหมาะสมอย่างชัดเจนเป็นระบบ

การออกแบบงาน (Job Design) ทำให้ทราบองค์ประกอบ โครงสร้าง ลักษณะงาน หน้าที่ความรับผิดชอบ กระบวนการ และขั้นตอนการทำงานทั้งกระบวนงาน

การออกแบบงาน (Job Design) จึงสามารถนำไปใช้ในการกระบวนการออกแบบระบบงานในภาพรวม ระบบงานย่อย และกิจกรรมต่าง ๆ ของหน่วยงานหรือองค์การ ทั้งในงานการแปลงนโยบายไปสู่การปฏิบัติ (Policy Implementation) การบริหารโครงการ (Project Management) และการปฏิบัติงานงานประจำ (Routine Work)

การนำกระบวนการการออกแบบงาน (Job Design) มาวิเคราะห์และออกแบบงาน จะช่วยในการค้นหาและตอบคำถาม “ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร ทำไม” เพื่อนำไปสู่การอธิบายออกมาให้เห็นภาพอย่างชัดเจน ไม่ว่าจะโดยคำพูด ตัวหนังสือ ภาพและเสียง แผนภาพ แผนผัง หรือวิธีการอื่นใด ซึ่งจะทำให้ได้ภาพจำลองกระบวนการทำงานทั้งระบบออกมาเป็นตัวแบบ (Model) แบบแผน (Pattern) รายละเอียด (Details) และแนวทางปฏิบัติ (Guideline) หรือคู่มือ (Manual) สำหรับผู้ปฏิบัติต่อไป

การออกแบบงาน (Job Design) เป็นกระบวนการที่อาจจะสรุปเป็นขั้นตอน ได้ดังนี้

1. การรวบรวมรายละเอียดข้อมูล องค์ประกอบ ปัจจัย สภาพแวดล้อม และเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องกับงานที่จะต้องดำเนินการ รวมทั้งปัจจัยที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ
2. ศึกษาวิเคราะห์รูปแบบ แนวคิด ทฤษฎี ตัวอย่าง หรือประสบการณ์ที่ประสบความสำเร็จที่อาจจะสามารถนำมาใช้ประโยชน์ในการออกแบบงาน (Job Design) ตามที่ต้องการจะออกแบบนั้น ๆ
3. การออกแบบงานหรือระบบงาน (Job Design) ตามลักษณะของงานหรือระบบงานที่จะต้องมีการออกแบบ โดยอาจจะประกอบด้วยกิจกรรมสำคัญ ได้แก่ การออกแบบองค์กร (Organization Design) การแสดงรายละเอียดงาน (Job Description) การระบุลักษณะเฉพาะของงาน (Job Specification) การกำหนดลำดับความสำคัญของงาน (Prioritization) สร้างแผนผังการทำงาน (Work Flow Chart) การกำหนดเวลา (Scheduling) มาตรฐานผลงาน (Performance standard) เป็นต้น
4. ถ่ายทอดออกมาในรูปแบบรายละเอียดแบบแผนการปฏิบัติ แผนผัง แผนภาพ คำบรรยาย เอกสารระบุรายละเอียดของงาน โครงสร้างของงาน สายการบังคับบัญชา สายการกำกับควบคุม กิจกรรมที่จะต้องปฏิบัติ และความสัมพันธ์ของงานและผู้รับผิดชอบ เป็นต้น
5. การให้ความเห็นชอบและการใช้ประโยชน์ ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานสามารถนำข้อเสนอจากการออกแบบงาน (Job Design) ไปปรับใช้ให้เกิดประโยชน์ในการทำงานได้ ตั้งแต่การวางแผนการปฏิบัติงาน การวางแผนด้านบุคลากร การควบคุม การติดตาม และการประเมินผลการปฏิบัติงาน เป็นต้น

สรุป

กลยุทธ์ในการเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน ด้วยการนำแนวคิดการออกแบบงาน (Job Design) มาปรับใช้จะทำให้หน่วยงานหรือองค์การ ได้มีรูปแบบหรือตัวแบบ (Model) แบบแผน (Pattern) รายละเอียด (Details) แนวทางปฏิบัติ (Guideline) หรือคู่มือ (Manual) สำหรับการปฏิบัติงานตลอดกระบวนงาน ทำให้ผู้บริหารหรือผู้รับผิดชอบงาน มีแนวทาง (Guideline) หรือคู่มือ (Manual) เพื่อการวางแผนการทำงาน การมอบหมาย สั่งการ ควบคุม ตรวจสอบ และประเมินผลการดำเนินงาน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของหน่วยงานหรือองค์การได้เป็นอย่างดี

                                 —————————————–